Hệ thống thông tin

Khái niệm

Hệ thống thông tin trong tiếng Anh được gọi là Information System - IS.

Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lí, lưu trữ và truyền đạt thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ chức, doanh nghiệp.

Thuật ngữ liên quan

- Thông tin được hiểu theo nghĩa thông thường là các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho người (đối tượng) nhận tin

- Thông tin kinh tế là các tín hiệu mới được thu nhận, được thụ cảm (hiểu) và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định quản lí.

- Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kĩ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lí, lưu trữ và trao đổi thông tin số.

Nội dung thông tin

Hệ thống thông tin có thể chứa thông tin về đối tượng mà doanh nghiệp quan tâm điển hình như các thông tin về con người, thị trường kinh doanh, nơi chốn, sự kiện, hiện tượng và các hoạt động trong phạm vi một cơ quan hay trong môi trường hoạt động. 

Trong một hệ thống thông tin doanh nghiệp môi trường có thể là khách hàng, nhà cung cấp, các cơ quan quản lí nhà nước, các cổ đông và các đối thủ cạnh tranh.

Chức năng chính

Các chức năng chính của một hệ thống thông tin là thu thập dữ liệu từ trong nội bộ cơ quan và từ môi trường bên ngoài để lưu trữ và xử lí thành thông tin có ý nghĩa, rồi phân phối thông tin ấy đến những người hoặc tổ chức cần sử dụng.

Hệ thống thông tin (Information System - IS) là gì? Đánh giá chất lượng - Ảnh 1.

Đánh giá chất lượng

Hoạt động của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau:

- Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.

- Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lí. Nhà quản lí sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế.

- Tính thích hợp và dễ hiểu. Thông tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, không nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa... tránh tổn phí do việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết.

- Tính được bảo vệ. Thông tin là một nguồn lực quí báu của tổ chức. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.

- Tính kịp thời. Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.